Remise des diplômes de Sorbonne Université
Transformer une cérémonie de remise de diplômes en une expérience immersive multi-sites
La cérémonie de remise des diplômes de l’Université de la Sorbonne se tenait historiquement dans un grand lieu à Paris. En 2022, l’université a décidé de déplacer l’événement dans ses propres locaux, profitant de son emplacement privilégié à Paris tout en réalisant d’importantes économies de budget. Cependant, ce changement a introduit plusieurs contraintes, la plus critique étant la taille de l’auditorium de la Sorbonne, qui peut accueillir un maximum de 500 personnes, tandis que l’audience totale dépasse les 1 000 participants (350 diplômés et leurs invités). La solution choisie a été d’inviter les invités à suivre la cérémonie à distance depuis d’autres amphithéâtres avant de se retrouver avec les diplômés pour le cocktail.
Suite à l’organisation de la première édition en 2022, l’université a reconnu le défi technique que représentait la transformation d’un tel événement et a décidé de faire appel à PremC en 2023 pour rendre le nouveau format mieux adapté aux attentes de tous.
PremC a été mandatée avec les objectifs suivants :
- Afficher les diplômés à distance en temps réel dans l’auditorium pour un bref message pendant l’appel des diplômés.
- Renforcer l’interaction entre les amphithéâtres et l’auditorium principal.
- Mettre en place un dispositif technique pour soutenir un flux dynamique, incluant de la musique en direct, l’appel des diplômés, des projections de films, des interviews avec les membres du public, des transitions fluides et des lancements de jingles.
- Assurer un enregistrement de haute qualité et une production ilve dynamique pour ceux qui suivent la cérémonie à distance.
Notre valeur ajoutée
Nous avons une compréhension approfondie des besoins et des retours de l’édition 2022, ce qui nous a permis d’affiner et d’améliorer l’expérience de l’événement. Pour ce faire, nous avons mis en place des solutions innovantes, notamment un dispositif immersif avec des gros plans permanents sur les diplômés lorsqu’ils traversaient la scène, des correspondants sur place dans les amphithéâtres pour recueillir des témoignages des invités, et des interactions en temps réel, sans latence, entre l’auditorium et les autres espaces.
L’optimisation des ressources a également été un axe clé. Nous avons utilisé l’équipement existant tout en l’adaptant pour répondre aux besoins spécifiques, assuré une distribution efficace des tâches pour la production audiovisuelle, et dimensionné soigneusement l’équipe technique pour garantir une exécution fluide sans gonfler le budget.
Nous avons adoré travailler sur cette cérémonie de remise des diplômes car elle nous a confrontés à des contraintes techniques qui nous ont permis d’explorer de nouvelles méthodes. L’organisateur a été extrêmement satisfait du résultat et a confié à PremC l’organisation de chaque édition depuis 2023.
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PremC – Agence spécialisée dans l’organisation d’évènements scientifiques, académiques et institutionnels.