conférences hybrides

 

Chez PremC, nous sommes spécialisés dans l’organisation de conférences physiques depuis 2015. Nous avons organisé plus de 35 conférences entre 2015 et 2020, dans 5 pays différents (France, Allemagne, Espagne, Italie et Israël) : conduite de projet en amont de la conférence, gestion totale de la logistique sur place et suivi post-conférence, une expertise 360°.

Depuis la crise COVID-19, nous avons capitalisé sur notre expertise dans le domaine du digital afin de proposer à la communauté une solution clé en main. Nous avons organisé plus de 120 événements virtuels en 18 mois depuis mars 2020 : assistance technique totale, interactivité et réactivité font la force de notre solution.

Il était donc naturel de mettre en place une solution afin de proposer des conférences hybrides. Certes, nous continuons à penser que la rencontre en personne reste le moyen de communication le plus efficace, mais la conférence virtuelle présente des avantages indéniables et nous sommes persuadés que le futur de l’événementiel sera hybride.

Une fois de plus, nous avons conçu notre solution en privilégiant l’interaction humaine : il est important que les participants en distanciel se sentent complétement intégrés à la conférence, autant que les personnes présentes physiquement sur place. Par exemple, il est possible, pour un participant en ligne, de poser une question en audio/vidéo, de faire une présentation ou d’échanger de façon complétement fluide avec une personne présente sur place. De plus, nous avons adapté notre plateforme, que nous utilisons usuellement pour les conférences virtuelles afin de répondre au besoin de l’hybride. Comme d’habitude, notre expertise nous permet d’offrir une assistance technique totale.

DONNER LA PRIORITÉ A L’INTERACTIVITÉ !

Régie mobile

Solution de captation et de streaming en ligne complétement mobile.

 

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Sonorisation

Possibilité de sonoriser les salles en fonction de leur disposition.

 

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Interactivité

Possibilité de présenter à distance, d’échanger en audio vidéo avec la salle physique.

Replay

Enregistrement de l’événement et mise en place d’accès en ligne post-conférence.

Bureau d'Accueil

Accueil et remise de badge sur place. Un bureau d’accueil virtuel est également possible.

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Sessions Parallèles

Possibilité d’avoir des sessions parallèles et de passer rapidement d’une salle à l’autre pour les participants.

 

DE PLUS…

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Design du Tableau de Bord

L’outil doit être facile à utiliser, ergonomique et très intuitif.

 

Choix de la Plateforme

L’outil choisi doit supporter les connexions de mauvaise qualité, même dans le cas des intervenants qui effectuent une présentation et partagent leur écran.

 

Communication

Construction d’un plan de communication expliquant aux participants le choix d’organiser une conférence virtuelle afin de contribuer à la bonne compréhension de cette décision.

 

UN EXEMPLE D’ÉVÉNEMENT HYBRIDE ORGANISÉ

Mois du Mexique en juin 2021. A travers cette conférence, l’université Sorbonne souhaitait célébrer sa collaboration historique avec l’université UNAM au Mexique à travers plus d’une vingtaine d’activités : conférences, présentations de livres, lecture de poèmes, concert de musique, projection de films…

Le déplacement entre les deux pays étant très limité, l’université Sorbonne a opté pour le format hybride. Nous avons collaboré avec l’équipe communication de l’université pour la réalisation de ce projet et nous étions en charge de l’entièreté de la partie technique. Nous devions organiser les activités dans une dizaine de lieux différents, répartis entre plusieurs campus de l’université à Paris. Grâce à notre solution complétement mobile, nous avons pu nous adapter à chaque lieu et contribuer à la grande réussite de cet événement.

N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations

Nous échangerons, avec plaisir, sur votre projet afin de vous apporter un maximum d’informations avant de prendre une décision finale

 

Quel coût pour cette solution?

Chaque projet est unique et les demandes ne sont jamais les mêmes. Par conséquent, nous vous fournirons un large éventail de suggestions et nous vous aiderons à choisir les options les plus appropriées en fonction de vos besoins. Nous pouvons également convenir de la structure des frais d’inscription et limiter le coût de nos services aux recettes de la conférence afin d’éviter tout risque financier pour vous. Le coût final dépendra du nombre de participants, du nombre de sessions parallèles, de la façon d’organiser les Posters, des activités de Networking que vous souhaiteriez animer… Le mieux serait donc de nous contacter afin de recueillir les détails de votre événement et de vous fournir un devis gratuit personnalisé.

Présentateur et participant pendant une session poster
Conférencier lors d'une session orale
Conférencier faisant une présentation
Participant et présentateur échangeant lors d'une session poster
Networking des participants pendant une pause café
Bureau d'accueil prodiguant des informations aux participants