Conférences en ligne

 

Chez PremC, nous avons toujours considéré que la rencontre en personne est le moyen de communication le plus efficace.

Nous estimons que les événements en ligne ne remplaceront pas les réunions présentielles. Cependant, nous croyons aussi que la crise sanitaire actuelle ne devrait pas empêcher la rencontre des membres de la communauté scientifique, le networking et le partage de connaissance.

Nous devons donc nous adapter et trouver une alternative en attendant des jours meilleurs où nous pourrons nous rencontrer de nouveau en personne. C’est pour cette raison que nous avons mis en place une solution clé en main fiable qui a déjà été adoptée par des conférences scientifiques initialement prévues de manière physique.

Nous pensons qu’une conférence en ligne réussie doit respecter les principes des réunions présentielles avec un maximum d’interactions humaines. Pour ce faire, il faut recréer le même environnement que celui des conférences présentielles. La meilleure solution est de mettre en place une page web intuitive et personnalisée mettant en scène le hall d’accueil de la conférence avec des images cliquables ou des éléments graphiques représentant les espaces habituels des conférences (bureau d’accueil, pause café, salle plénière, salle pour les posters, …).

 

GARDER L’ESPRIT D’UNE CONFERENCE PRESENTIELLE…

Sessions Orales

Un président de session pour présenter l’intervenant, un responsable technique qui appelle chaque intervenant à l’avance, des interactions vidéo, un contact visuel entre l’intervenant et le public.

 

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Sessions Parallèles

Possibilité d’avoir des sessions parallèles et de passer rapidement d’une salle à l’autre pour les participants.

 

Sessions Poster

Possibilité d’avoir accès à tous les posters et de naviguer de l’un à l’autre ou de tenir des sessions de présentations flash. En effet, une salle sera consacrée à chaque poster pour en discuter avec le présentateur en un seul clic.

Networking et Pauses Café

Maintenir des sessions de pauses café virtuelles dans plusieurs salles et constituer plusieurs petits groupes pour faciliter le networking et encourager  les interactions au travers d’activités ludiques en ligne.

Bureau d'Accueil

Une salle dédiée au bureau d’accueil avec des membres du staff accessible à tous les participants. De plus, un support vidéos et par chat sera disponible.

Accès

Autoriser l’accès aux salles de la conférence uniquement aux participants inscrits et gestion de la question des fuseaux horaires.

 

DE PLUS…

Design du Tableau de Bord

L’outil doit être facile à utiliser, ergonomique et très intuitif.

 

Choix de la Plateforme

L’outil choisi doit supporter les connexions de mauvaise qualité, mauvaise qualité, même dans le cas des intervenants qui effectuent une présentation et partagent leur écran.

 

Communication

Construction d’un plan de communication expliquant aux participants le choix d’organiser une conférence virtuelle afin de contribuer à la compréhension des participants de cette décision.

 

Nous avons travaillé avec force et détermination depuis le début du confinement afin d’établir un cahier des charges bien précis. Nous avons aussi pris en compte le résultat d’un sondage que nous avons effectué auprès de la communauté afin de collecter le point de vue des chercheurs. Ensuite, pendant plusieurs semaines, nous avons testé des dizaines d’outils et participé à un grand nombre de conférences virtuelles pour en arriver à la conclusion suivante:

 

N

L’outil ‘parfait’ n’existe pas: nous n’avons trouvé aucun outil permettant de répondre à la totalité du cahier des charges. Cela fut très frustrant car chaque outil a ses forces et ses faiblesses.

N

Un support humain est nécessaire: chaque fournisseur construit son outil pour répondre à différents types de conférences tout en demandant à l’utilisateur d’être autonome car le support est coûteux quand nous pensons que chaque événement nécessite un minimum de personnalisation et surtout un staff avec une expérience de l’outil afin de venir en aide aux participants, de faire les tests avec les intervenants et suggérer des idées de networking.

 

N

Le coût est important: certains outils coûtent plusieurs milliers d’euros par jour et par centaine de participants. Cela a une grande incidence car l’avantage principal d’une conférence en ligne doit être son prix attrayant.

 

NOTRE SOLUTION

Après avoir étudié différents outils, participé à plusieurs réunions virtuelles et en incluant notre expérience en tant qu’organisateur de conférences scientifiques, nous proposons une solution globale qui prend en charge toutes les tâches techniques pour permettre aux chercheurs de se concentrer uniquement sur le contenu scientifique. Cette solution répond aux spécifications mentionnées précédemment et inclut:

Chef de Projet

Un chef de projet vous assistera et collectera les besoins de votre conférence, sera en charge de la conception de l’outil personnalisé en collaboration avec un designer graphiste, de la construction du plan de communication, d’un suivi des réunions…

Membres du Staff

Des membres du staff seront à votre service pour assister les participants et s’assureront du bon déroulement de la conférence.

Tableau de Bord

Nous construisons un tableau de bord personnalisé et facile d’utilisation qui recrée le même environnement que celui des conférences présentielles.

N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations

Nous échangerons, avec plaisir, sur votre projet afin de vous apporter un maximum d’informations avant de prendre une décision finale

 

Quel coût pour cette solution?

Chaque projet est unique et les demandes ne sont jamais les mêmes. Par conséquent, nous vous fournirons un large éventail de suggestions et nous vous aiderons à choisir les options les plus appropriées en fonction de vos besoins. Nous pouvons également convenir de la structure des frais d’inscription et limiter le coût de nos services aux recettes de la conférence afin d’éviter tout risque financier pour vous. Le coût final dépendra du nombre de participants, du nombre de sessions parallèles, de la façon d’organiser les Posters, des activités de Networking que vous souhaiteriez animer… Le mieux serait donc de nous contacter afin de recueillir les détails de votre événement et de vous fournir un devis gratuit personnalisé.

Présentateur et participant pendant une session poster
Conférencier lors d'une session orale
Conférencier faisant une présentation
Participant et présentateur échangeant lors d'une session poster
Networking des participants pendant une pause café
Bureau d'accueil prodiguant des informations aux participants