Conférences en ligne

Chez PremC, nous avons toujours considéré que la rencontre en personne est le moyen de communication le plus efficace.

Nous estimons que les événements en ligne ne vont pas remplacer les réunions présentielles mais nous croyons aussi que la crise sanitaire actuelle ne devrait pas empêcher la rencontre des membres de la communité scientifique, le networking et le partage de connaissance.

Nous devons donc nous adapter et trouver une solution alternative en attendant des jours meilleurs où nous pourrons nous rencontrer de nouveau en personne.

 

Nous pensons qu’une conférence en ligne réussie doit respecter les principes des réunions présentielles avec un maximum d’interactions humaines. Pour ce faire, il faut recréer le même environnement que celui des conférences présentielles, la meilleure solution est de mettre en place une page web intuitive et personnalisée mettant en scène le hall d’accueil de la conférence avec des images cliquables ou des éléments graphiques représentant les espaces habituels des conférences (bureau d’accueil, pause café, salle plénière, salle pour les posters, …).

 

GARDER L’ESPRIT D’UNE CONFERENCE PRESENTIELLE…

Sessions Orales

Un président de session pour présenter l’intervenant, un responsable technique qui appelle chaque intervenant à l’avance, des interactions vidéo, contact visuel entre l’intervenant et le public.

 

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Sessions Parallèles

Possibilité d’avoir des sessions parallèles et de passer rapidement d’une salle à l’autre pour les participants.

 

Sessions Poster

Possibilité d’avoir accès à tous les posters et de naviguer pour voir chacun des posters, une salle sera consacrée à chaque poster pour en discuter avec le présentateur en un seul clic.

Networking et Pauses Café

Maintenir des sessions de pauses café virtuelles dans plusieurs salles constituant plusieurs petits groupes pour faciliter le networking et encourager  les interactions au travers d’activités ludiques en ligne.

Bureau d'Accueil

Une salle dédiée au bureau d’accueil avec des membres du staff accessible à tous les participants et un support vidéos et par chat sera disponible.

Accès

Autoriser l’accès aux salles de la conférence uniquement aux participants inscris et gestion de la question des fuseaux horaires.

 

DE PLUS…

Design du Tableau de Bord

L’outil doit être facile à utiliser, ergonomique et très intuitif.

 

Choix de la Plateforme

L’outil choisi doit supporter les connexions de mauvaise qualité, même dans le cas des intervenants.

 

Communication

Construction d’un plan de communication expliquant aux participants le choix d’organiser une conférence virtuelle afin de contribuer à la compréhension des participants de cette décision.

 

Pendant plusieurs jours, nous avons discuté et brainstormé en interne afin d’établir un cahier des charges bien précis. Puis, pendant quelques semaines, nous avons testé une douzaine d’outils pour en arriver à la conclusion suivante:

 

N

L’outil ‘parfait’ n’existe pas: nous n’avons trouvé aucun outil permettant de répondre à tous nos besoins. Cela fut très frustrant car chaque outil a ses forces et ses faiblesses.

N

Un support humain est nécessaire: chaque fournisseur construit son outil pour répondre à différents types de conférences tout en demandant à l’utilisateur d’être autonome car le support est coûteux quand nous pensons que chaque événement nécessite un minimum de personnalisation et surtout un staff avec une expérience de l’outil afin de venir en aide aux participants, de faire les tests avec les intervenants et suggérer des idées de networking.

 

N

Le coût est important: certains outils coûtent plusieurs milliers d’euros par jour et par centaine de participants. Cela a une grande incidence car l’avantage principal d’une conférence en ligne doit être son prix attrayant.

 

NOTRE SOLUTION

Après avoir étudié différents outils, participé à plusieurs réunions virtuelles et en incluant notre expérience en tant qu’organisateur de conférences scientifiques, nous proposons une solution globale qui prend en charge toutes les tâches techniques pour permettre aux chercheurs de se concentrer uniquement sur le contenu scientifique. Cette solution répond aux spécifications mentionnées précédemment et inclue: 

Chef de Projet

Une chef de projet vous assistera et collectera les besoins de votre conférence, sera en charge de la conception de l’outil personnalisé en collaboration avec un designer graphiste, de la construction du plan de communication, d’un suivi des réunions…

Membres du Staff

Des membres du staff seront à votre service pour assister les participants et s’assureront du bon déroulement de la conférence.

Tableau de Bord

Nous construisons un tableau de bord personnalisé et facile d’utilisation qui recrée le même environnement que celui des conférences présentielles.

N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations

Comme toujours, ce serait un plaisir d’échanger sur votre projet et vous apporter un maximum d’informations avant de prendre une décision finale.

 

Quel coût pour cette solution?

Chez PremC, nous sommes fortement impactés par la crise actuelle, beaucoup des projets sur lesquelles nous travaillions ont été annulés. Chaque président/présidente de conférence avec lesquelles nous avons travaillé pourra vous confirmer à quel point nous sommes passionnés par ce que nous faisons, notre objectif premier est de soutenir la communauté scientifique et de passer cette période difficile en vous fournissant un service de grande qualité à un prix accessible. C’est pour cela que nous proposons toute la partie de la gestion de projet (incluant la réunion de lancement et le suivi des réunions, le design du tableau de bord, le plan de communication, le choix de plateforme, …) à 500€. De même, chaque membre du staff coûtera 250€ par jour de conférence. Si vous ou votre université avez déjà un abonnement à Zoom ou Webex, alors vous pouvez l’utiliser gratuitement. Sinon, nous pouvons également vous fournir notre propre abonnement à Zoom (à partir de 105€ pour une salle avec 100 participants et avec l’option d’enregistrement).

Présentateur et participant pendant une session poster
Conférencier lors d'une session orale
Conférencier faisant une présentation
Participant et présentateur échangeant lors d'une session poster
Networking des participants pendant une pause café
Bureau d'accueil prodiguant des informations aux participants