Conditions pour les intervenants en plénière

 

 

 

Les rôles et devoirs du plénière

Le plénier est un expert dans son domaine. Il/elle doit donner une présentation attrayante liée à l’un des thèmes de la conférence. Vous trouverez ci-dessous plus de détails concernant les directives relatives à votre présentation :

  1. The speech shall be delivered in English La présentation doit être faite en français
  2. La présentation doit durer environ 30 minutes (la durée exacte sera précisée par le comité d’organisation pour chaque événement/intervenant).
  3. Vous êtes libre de définir le contenu de votre présentation : présenter vos derniers résultats de recherche, commenter l’actualité de la recherche, présenter un nouveau projet à venir…
  4. Nous attendons un email de votre part juste après votre acceptation avec les détails suivants : photo, courte biographie, bref résumé de la présentation.

Directives et règles

Nous pensons que l’une des principales clés du succès lors de l’organisation de conférences est d’inviter des orateurs qui sont des experts dans leur domaine et qui peuvent délivrer un discours très attractif aux participants.

Our role as Organizing Committee is to provide the invited speakers with the best conditions in order to allow them to focus on the content of the conference. Notre rôle en tant que comité d’organisation est de fournir les meilleures conditions aux orateurs invités afin de leur permettre de se concentrer sur le contenu de la conférence.

Veuillez noter que le PremC prendra en charge plusieurs dépenses liées à l’événement organisé selon les règles suivantes :

Inscription

  1. Le comité d’organisation gérera le processus d’inscription pour vous.
  2. PremC couvrira les frais d’inscription liés à votre participation, y compris les options telles que les déjeuners, les activités afterworks…

Voyage

  1. Les billets d’avion, de train ou de bateau seront achetés par PremC, qui tiendra compte de vos instructions en termes de dates de voyage. Vos instructions sont attendues au moins 3 mois avant l’événement. Si vous choisissez de réserver votre propre voyage, nous ne pourrons pas vous rembourser.
  2. Les plénières ne sont pas censées commencer leur voyage avant 8 heures ni arriver après 22 heures, sauf si elles le souhaitent.
  3. PremC vous fournira les informations sur les billets sélectionnés et vous demandera une confirmation finale juste avant la réservation.
  4. Si les instructions sont reçues à temps, le PremC réservera un vol direct s’il est disponible.
  5. Les billets d’avion, de train ou de bateau seront en classe économique ou low-cost si possible (la classe affaires ou la première classe ne sont pas autorisées).
  6. PremC couvre les billets d’avion, de train ou de bateau jusqu’à 1500 euros, les frais supplémentaires/excédents sont à la charge des plénières.

Hébergement

  1. La réservation et le paiement de l’hébergement seront effectués par PremC.
  2. Le nombre de nuits prises en charge par PremC est limité au nombre de jours de conférence + 1 pour les plénières européennes (+2 pour les plénières non-européennes).
  3. Nous ferons de notre mieux pour réserver un hôtel très proche du lieu de la conférence (veuillez noter que l’envoi à l’avance des instructions de réservation concernant les dates facilitera cette tâche).

Demande de VISA

  1. Si la plénière a besoin d’un VISA ou d’une autorisation d’entrée, PremC fournira un soutien complet pour traiter avec l’administration concernée.
  2. Les frais de VISA peuvent être remboursés par PremC sur présentation du reçu.

Assurance

  1. Il est de la responsabilité des participants à la conférence de souscrire une assurance appropriée pour leur participation à la conférence.
  2. PremC ne peut être tenu responsable de toute perte, de tout dommage corporel ou de tout dommage aux biens personnels.

 

FAQ

Comment obtiendrai-je mes billets de voyage ou les détails de mon hébergement ?

Une fois la réservation confirmée, nous vous enverrons un courriel contenant vos billets électroniques et la confirmation de votre réservation d’hôtel.

Que dois-je faire si je découvre que je ne peux pas assister à la conférence ?

L’annulation d’une séance plénière est très compliquée à gérer pour le comité d’organisation pour plusieurs raisons, ceci dit, la vie est pleine d’événements inattendus. Si vous vous trouvez dans une telle situation, veuillez contacter le comité d’organisation le plus rapidement possible afin de trouver un plan de secours.

Que faire si je dois changer les dates de ma réservation ?

Il vous suffit d’en informer votre contact chez PremC qui prendra en compte votre demande (veuillez noter que certains changements après la réservation peuvent être refusés par notre intermédiaire ou être trop coûteux, dans ces cas là, nous ne pourrons pas les accepter).

Dois-je payer des frais supplémentaires ?

Toutes les dépenses personnelles doivent être prises en charge par les plénières : minibar, appels téléphoniques privés, blanchisserie, repas supplémentaires, …