Comment réussir l’organisation d’une conférence hybride ?
Tout d’abord, procédons à un petit rappel. Qu’est-ce qu’une conférence hybride ? Il s’agit d’une conférence qui permet à tous les participants, qu’ils soient en ligne ou en présentiel, de pouvoir participer à la conférence de la manière la plus interactive possible.
A partir de notre retour d’expérience dans ce domaine, nous proposons d’exposer dans cette article 3 clés de réussite pour vos conférences hybrides :

  1. Le premier ingrédient de notre potion magique : l’interaction

On ne le répétera jamais assez, la conférence hybride doit s’appuyer sur une véritable interaction des personnes en ligne et en présentiel. Il s’agit de s’assurer que tous les participants, quel que soit leur mode de participation et emplacement, puissent interagir entre eux. On remarque aujourd’hui trop de conférences dites « hybrides » qui ne sont, en fait, que du streaming (simple rediffusion sur une plateforme) . L’interaction est le nerf de la guerre. Il s’agit de l’une des principales difficultés techniques des conférences hybrides et cela reste un point sur lequel nous ne cessons de travailler chez PremC. Par exemple, pour conserver les échanges, le network, pendant les pauses, nous avons pensé à la mise en place de tables avec cinq ou six tablettes, permettant de prendre contact avec les personnes suivant la conférence en ligne, à l’image d’un speed dating.

  1. Toujours tester la solution hybride avant le Jour-J

Afin d’anticiper d’éventuels problèmes, il est indispensable de faire un test de la solution technique avant le jour de l’événement. Comme pour la répétition générale d’un spectacle, nous essayons tous les aspects techniques dans les conditions de la conférence pour nous adapter aux contraintes du lieu. En effet, chaque lieu à ses particularités et celles-ci peuvent vous contraindre à changer et adapter votre système usuel, si cela n’est pas anticipé alors vous risquez de passer du temps le jour même de la conférence à chercher la meilleure alternative au lieu de vous concentrer sur le lancement de l’événement dans de bonnes conditions. Tester entièrement la solution à blanc peut s’avérer fastidieux car cela nécessite la mise en place de l’ensemble du matériel mais nous considérons qu’il s’agit d’une étape essentielle dans la validation du système choisi.

  1. Adapter vos supports à l’hybride 

Il est important que tous vos supports soient adaptés aussi bien aux participants en ligne qu’à ceux en présentiel. On remarque que les supports comme les sites web des conférences ont tendance à être plus portés vers les participants en présentiel, par exemple, on donne souvent les adresses du lieu de la conférence mais on envoie le lien de connexion séparément par mail ou sur une autre plateforme alors qu’il parfaitement possible de trouver une alternative pour rassembler l’ensemble des informations au même endroit. Il faut que les supports de votre conférence soient les plus fédérateurs possibles.

Nous serions ravis d’échanger avec vous à ce sujet, il y a tant à dire sur la réussite d’une conférence hybride et le champ du possible est très large.