Si dès le début de la crise sanitaire nous avons su mettre en place une solution pour l’organisation de conférences en virtuel, l’aventure n’a pas été un long fleuve tranquille. Persuadés que rien ne remplacera le contact humain et la relation que bâtissent deux personnes qui se rencontrent physiquement, nous pensions qu’il suffisait de répliquer le fonctionnement d’une conférence en présentiel pour réussir un format virtuel. Un copier-coller pas toujours pertinent puisque les 150 conférences organisées depuis le début de la Covid-19 nous ont montré que cela n’était pas toujours possible…tout comme nos conférenciers et leur auditoire, nous aussi nous apprenons !
Aussi, si vous n’êtes pas familiers des conférences virtuelles et de leurs petites subtilités, pas de panique, nous allons vous donner quatre éléments clés pour réussir l’organisation de votre conférence en virtuel.
- Pas de conférence réussie sans interaction
Il va de soi qu’une conférence ne se limite pas au seul monologue des intervenants, les rendant très ennuyeuses à suivre. La clé pour un auditoire conquis réside dans l’échange, les interactions entre les intervenants et le public, et ce par différents moyens. Pour ce faire, il faut que l’échange soit le plus direct possible, et il est évident que se limiter à l’usage basique du chat n’est pas une solution adaptée pour cela… Heureusement, nous avons plus d’un tour dans notre sac.
L’idée est donc de reproduire le plus fidèlement possible les conditions d’échange que l’on pourrait retrouver en présentiel, aux moyens d’outils virtuels. C’est très bien…mais concrètement, ça donne quoi ? Comme une image vaut mille mots, nous pouvons en citer quelques-uns.
Par exemple, il est possible de reproduire les pause-café par un salon virtuel où chaque participant, représenté par un avatar, peut se déplacer à sa guise dans une map pour échanger en petits groupes avec les participants qui l’intéressent. Ou encore, il est possible de rendre une conférence virtuelle plus vivante en utilisant des outils de sondage en direct pour demander et récolter les avis des participants. Et ce ne sont que des exemples parmi tant d’autres !
Mais évidemment, rendre une conférence virtuelle plus attractive requiert également un changement de forme dans la prestation des conférenciers, qui doivent de plus en plus engager leur auditoire, et non plus simplement présenter leurs slides au public.
Moralité : l’interaction génère de l’engagement et de l’intérêt pour une conférence au format virtuel parfois trop formel.
- Ne pas négliger le format
La structure du programme est un point essentiel pour la réussite de l’organisation de votre conférence virtuelle, car l’expérience nous a prouvée qu’il était plus fatiguant de suivre une conférence en virtuel plutôt qu’en présentiel à cause de la fatigue générée par les écrans. Nous vous préconisons donc d’étaler votre programme. Par exemple, si celui-ci devait durer trois jours en présentiel, il est recommandé de faire des journées réduites et donc de faire sa conférence virtuelle plutôt sur cinq demi-journées. D’autant plus qu’il n’y a plus aucune excuse pour ne pas le faire ! En effet, il est nettement plus simple d’assister en un clic à une conférence virtuelle, plutôt qu’à une conférence en présentiel qui engendrent des frais, comme l’hôtel ou le voyage.
Aussi, il est nécessaire de ne surtout pas supprimer les pause-café. Nous préconisons d’en faire une toutes les heures et demie, afin que chaque participant puisse respirer et se dégourdir.
Si malgré cela vous avez du mal à évaluer les besoins nécessaires pour atteindre les objectifs de votre conférence virtuelle, PremC saura être force de conseil pour une organisation adaptée à vos besoins.
- Penser à simplifier la vie participants via les outils et plateformes
L’inconvénient de l’organisation d’une conférence en ligne reste la barrière technique que peuvent représenter l’utilisation des outils et de la plateforme de diffusion pour certains participants. Il est donc important de simplifier au maximum l’accès à ces outils et à la connexion car tous les utilisateurs ne sont pas égaux dans leur niveau de connaissances du virtuel. Une prise de tête avec le matériel et les plateformes virtuelles pourrait se traduire par une perte d’audience. Il est donc essentiel d’avoir une plateforme d’accès intuitive, et les conférences passées organisées en virtuel nous ont permis de faire évoluer notre plateforme pour que les participants puissent s’y connecter plus facilement, à partir d’une seule URL. Cette plateforme réunit tout le contenu nécessaire pour une conférence (documents, chat, lien pour la conférence) et évite ainsi à l’utilisateur d’être submergé d’informations à travers divers canaux.
- Un dernier élément pour la route : le support technique
En effet, rien n’est plus frustrant que de ne pas arriver à se connecter à une conférence. Pour éviter cette frustration, il est important d’apporter du support et de l’aide aux participants sous différentes formes et à chaque étape du projet de conférence. C’est pourquoi nous avons fait le choix de réunir plusieurs niveaux d’aide, toujours sur la même plateforme. On peut donc y retrouver une adresse e-mail pour nous contacter en amont de la conférence, mais également un chat auquel nous répondons en temps réel et surtout une aide en direct et un lien humain via un bureau d’accueil ouvert tout au long de la conférence, afin de rassurer les participants et leur apporter le soutien logistique dont ils ont besoin. Loin des yeux, mais près de tous!
Bien évidemment, cet article est loin d’être exhaustif, et rédiger un document qui prétend donner toutes les clefs pour la réussite d’une conférence virtuelle serait impossible, car chaque conférence étant particulière et unique, nous vous proposons un accompagnement sur mesure qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Alors, à la moindre hésitation, n’hésitez pas à revenir vers nous pour discuter de votre projet et de vos objectifs !