Conditions pour les intervenants en plénière

Les rôles et devoirs du plénière

Le plénier est un expert dans son domaine. Il/elle doit donner une présentation attrayante liée à l’un des thèmes de la conférence. Vous trouverez ci-dessous plus de détails concernant les directives relatives à votre présentation :

1. La présentation doit être faite en anglais.
2. La présentation doit durer environ 30 minutes (la durée exacte sera précisée par le comité d’organisation pour chaque événement/intervenant).
3. Vous êtes libre de définir le contenu de votre présentation : présenter vos derniers résultats de recherche, commenter l’actualité de la recherche, présenter un nouveau projet à venir…
4. Nous attendons un email de votre part juste après votre acceptation avec les détails suivants : photo, courte biographie, bref résumé de la présentation.

Directives et règles

Nous pensons que l’une des principales clés du succès lors de l’organisation de conférences est d’inviter des orateurs qui sont des experts dans leur domaine et qui peuvent délivrer un discours très attractif aux participants.

Notre rôle en tant que comité d’organisation est de fournir les meilleures conditions aux orateurs invités afin de leur permettre de se concentrer sur le contenu de la conférence.

Veuillez noter que PremC prendra en charge plusieurs dépenses liées à l’événement organisé selon les règles suivantes :

Inscription

1. Le comité d’organisation gérera le processus d’inscription pour vous.
2. PremC couvrira les frais d’inscription liés à votre participation, y compris les options telles que les déjeuners, les activités afterworks…

Voyage

1. Les billets d’avion, de train ou de bateau seront achetés par PremC, qui tiendra compte de vos instructions en termes de dates de voyage. Vos instructions sont attendues au moins 3 mois avant l’événement. Si vous choisissez de réserver votre propre voyage, nous ne pourrons pas vous rembourser.
2. Les plénières ne sont pas censées commencer leur voyage avant 8 heures ni arriver après 22 heures, sauf si elles le souhaitent.
3. PremC vous fournira les informations sur les billets sélectionnés et vous demandera une confirmation finale juste avant la réservation.
4. Si les instructions sont reçues à temps, PremC réservera un vol direct s’il est disponible.
5. Les billets d’avion, de train ou de bateau seront en classe économique ou low-cost si possible (la classe affaires ou la première classe ne sont pas autorisées).
6. PremC couvre les billets d’avion, de train ou de bateau jusqu’à 1500 euros, les frais supplémentaires/excédents sont à la charge des plénières.

Hébergement

1. La réservation et le paiement de l’hébergement seront effectués par PremC.
2. Le nombre de nuits prises en charge par PremC est limité au nombre de jours de conférence + 1 pour les plénières européennes (+2 pour les plénières non-européennes).
3. Nous ferons de notre mieux pour réserver un hôtel très proche du lieu de la conférence (veuillez noter que l’envoi à l’avance des instructions de réservation concernant les dates facilitera cette tâche).

Demande de VISA

1. Si la plénière a besoin d’un VISA ou d’une autorisation d’entrée, PremC fournira un soutien complet pour traiter avec l’administration concernée.
2. Les frais de VISA peuvent être remboursés par PremC sur présentation du reçu.

Assurance

1. Il est de la responsabilité des participants à la conférence de souscrire une assurance appropriée pour leur participation à la conférence.
2. PremC ne peut être tenu responsable de toute perte, de tout dommage corporel ou de tout dommage aux biens personnels.

FAQ