Pourquoi maintenir sa conférence, même en ligne ?

En mars 2020, l’activité d’organisation de conférences a été grandement impactée. A ce moment-là, personne n’était réellement prêt à réagir et beaucoup d’événements ont été annulés. Aujourd’hui après presque deux ans de pratique des alternatives en ligne et hybride, nous sommes persuadés qu’annuler un événement, quelle qu’en soit la raison, est une option qu’il faut éviter à tout prix à plusieurs titres :

  1. Par définition, une conférence c’est…

Une communauté. L’essence même d’une conférence est sa communauté, qui se rassemble de façon récurrente autour d’un intérêt commun. L’objectif d’une conférence est de grossir l’effectif de sa communauté mais aussi de fédérer. Il faut créer un lien fort entre les membres de la communauté, l’entretenir et le conserver. Ainsi, si on ne réunit pas cette communauté, ou pas assez souvent, on perd ce sentiment d’appartenance et les liens disparaissent, ce qui à terme, altèrera la capacité de la conférence à atteindre ses objectifs.

  1. L’objectif d’une conférence est…

De se mettre à jour. En effet, les rendez-vous réguliers d’une communauté permettent de se tenir au courant des dernières nouveautés dans son domaine. Si l’on annule un ou plusieurs de ces rendez-vous, on saute une étape et il est très souvent difficile de rattraper le retard accumulé.

  1. Pourquoi ne pas re-plannifier la conférence ?

Même si certaines fois, déplacer la date de la conférence peut-être l’unique solution, celle-ci ne devrait être envisagée qu’en dernier recours. Lorsque l’on change la date d’un événement, cela demande un travail supplémentaire important puisque la disponibilité des intervenants et des participants est un facteur crucial. De ce fait, si on conserve la date de l’événement, on peut alors se focaliser sur “le reste” de l’organisation dont la logistique est maintenant mature. On peut notamment penser à la solution hybride qui permet aux personnes ne pouvant être présentes de participer à la conférence en ligne à distance et donc éviter d’annuler tout l’événement simplement parce que certains des intervenants ne peuvent être présents.

  1. Pour aller plus loin…

Nous vous conseillons fortement de toujours avoir une solution backup. PremC en fournit toujours une sans ajouter un coût supplémentaire en cas de changement. Celle-ci vous permettra d’assurer à votre événement d’avoir lieu, quoi qu’il arrive (hors invasion d’extra-terrestres ou attaque de zombies 😉 ).

On peut aussi saisir ces nouvelles méthodes de conférences en ligne ou hybrides, que nous maîtrisons beaucoup mieux aujourd’hui pour renouveler l’agenda traditionnel des conférences que nous connaissons. On adopte aujourd’hui des conférences plus courtes mais aussi plus régulières. On évite les conférences longues en termes de durée et rares en termes de fréquence pour favoriser des conférences courtes mais organisées de manière beaucoup plus régulière. Le fait de se voir plus souvent permet également à la communauté d’encore plus consolider le lien qu’elle entretient.