Organiser une conférence ne fait pas l’exception et son succès repose sur plusieurs points fondamentaux.
Le choix du lieu le plus adapté en fait parti. Voici quelques conseils à suivre pour vous simplifier le voyage tout en arrivant à destination!
Tout d’abord, le choix de la ville. Une ville dynamique, attractive et renommée est un bon pari. Après tout, la ville sera, après le contenu, l’atout de votre conférence. Une conférence dans une région déserte sera tout de même moins attrayante que dans une ville culturelle et pleine de vie.
La ville doit également proposer plusieurs choix de salles, polyvalentes. Pensez à contacter les universités, qui peuvent souvent proposer des lieux intéressants.
Étape élémentaire (mon cher Watson !), une fois cette salle dénichée, jouez à Sherlock. Examinez le lieu dans ses moindres recoins, de l’aspect technique (système de câblage, choix des micros, etc.) aux normes de sécurité, en passant par l’atmosphère de la pièce. N’oubliez pas que les participants seront assis sur les mêmes sièges pendant plus heures par jour. Leur confort est donc essentiel, n’allons pas jusqu’à installer des sièges massants mais ne vous contentez pas de tabouret en bois.
Rapprochez-vous du « maître des lieux », ou « Venue holder ». Il sera votre guide et meilleur ami durant toute la conférence. Il connaît les lieux et sera apte à appréhender les éventuels problèmes plus rapidement.
Une fois satisfait de votre lieu de conférence, pensez aux participants. Après un long voyage, pour certain, se rendre jusqu’à l’événement doit être un jeu d’enfant. Un lieu facilement accessible depuis l’aéroport international le plus proche et entouré d’hôtels et lieux de vie. Vous proposez une expérience à l’étranger, plus qu’une conférence.
Attention aux hôtels, simples au premier abord, ils peuvent engendrer plus de frais ! Des services traiteurs en interne, des formules « all inclusive », toujours plus onéreux.
Pour résumer le tout, une conférence réussie se joue en majeure partie sur le choix de votre salle, la ville, l’accessibilité, le confort et le matériel. Nous avons fait ce pari qui nous a toujours réussi jusqu’ici, alors à vous de jouer !