GUIDE POUR LES PARTICIPANTS

Les informations suivantes sont fournies pour aider les orateurs dans la préparation de leur présentation ainsi que tous les participants afin d’assurer une conférence virtuelle fluide sur le plan technique.

POUR L’ENSEMBLE DES PARTICIPANTS

Utilisation de ZOOM: Veuillez noter que le logiciel ZOOM sera utilisé pendant cette réunion. Nous avons réalisé un tutoriel qui explique comment utiliser ZOOM. Si vous n’êtes pas familier avec ce logiciel, nous vous recommandons fortement de faire un test avant la conférence. Notre équipe est disponible dès maintenant pour vous aider et programmer un test avec vous dans les conditions réelles. Pour cela, il vous suffit d’envoyer un mail à AFEM-10@premc.org

Se nommer: Merci d’inscrire votre prénom et votre nom en tant que nom d’utilisateur sur ZOOM. Un tutoriel expliquant comment se renommer est disponible.

Poser une question: Veuillez noter que tous les participants sont automatiquement mis en sourdine lorsqu’ils se joignent à la réunion. Pour poser une question pendant la session des questions-réponses, il vous suffit de lever la main dans ZOOM (cliquer ici pour savoir comment faire) puis d’attendre que le modérateur vous demande d’activer votre micro afin que vous puissiez poser votre question. Si vous rencontrez des problèmes techniques, veuillez utiliser la messagerie instantanée (bouton “converser”) pour que l’équipe technique puisse vous aider.

Configuration de vos appareils: Nous vous recommandons, en tant qu’orateur, de garder le chargeur de votre ordinateur portable branché ainsi que vous procurer des écouteurs avec un microphone. Cela est également recommandé quand vous souhaitez poser une question ou dans les salles de réseautage pour s’assurer que l’audience vous entend de façon claire.

Paramétrer votre caméra: Le meilleur angle de capture de votre visage se situe à la hauteur des yeux ou un peu plus haut. Si nécessaire, ajoutez quelques livres sous votre ordinateur pour atteindre la hauteur appropriée. Vous devez vous approcher de la caméra, mais pas trop près. La caméra doit cadrer votre visage, votre cou et vos épaules. Vous devez également vous placer au centre du cadre.

Tester votre débit internet: Si vous partagez votre connexion internet avec d’autres personnes chez vous, merci de leur demander si elles peuvent limiter leur consommation de données durant la durée de votre discours. De plus, assurez-vous que le public ne regarde pas une image floue ou pixélisée.

Choisir un endroit calme: Assurez-vous que vous êtes dans un environnement calme : fermez les fenêtres , vérifiez l’acoustique de la salle où vous vous trouvez et assurez-vous qu’il n’y ait pas de bruit de fond, de chiens aboyants, etc.

Eviter les diversions: Merci d’éviter tout objet distrayant autour de vous avec lequel vous pourriez être tenté de jouer ou de toucher pendant que vous parlez au public, comme des clés par exemple.

Prendre en compte l’éclairage: L’idéal est d’éclairer votre visage et d’assombrir l’espace derrière vous: la source de lumière doit être située en face de vous. La lumière naturelle est fortement conseillée.

Soigner votre arrière-plan: Merci de soigner votre arrière-plan si vous êtes chez vous et de veiller à minimiser les sources de distractions pour votre audience. Vous pouvez également utiliser un arrière-plan virtuel aux couleurs de la conférence que vous pouvez télécharger ici. Un tutoriel est disponible pour savoir comment changer son arrière-plan virtuel.

POUR LES PRESENTATIONS EN DIRECT (Keynote et Oral)

Mise en condition: Le jour J, indiquez sur la porte de votre bureau, du lieu où vous serez « Ne pas déranger / En visioconférence » et éteignez votre portable, au moins le temps de votre intervention.

Tenue : Eviter les vêtements à rayures ou à carreaux qui peuvent créer un effet moiré.

Etre à l’heure : Merci de vous connecter 15 minutes avant votre présentation dans votre salle pour s’assurer que votre connexion fonctionne, ainsi que votre ordinateur.

Test: Nous ferons une séance test avec vous avant la conférence afin d’effectuer des vérifications de base (son, vidéo et diapositives). Il est fortement recommandé d’utiliser le même ordinateur et de se trouver dans le même endroit pendant le test et pendant votre présentation en direct le jour de la conférence. Veuillez noter que vous devriez avoir reçu un courriel vous invitant à programmer un rendez-vous pour un test à votre convenance, mais vous pouvez également réserver votre créneau ici. La session test durera environ 10 minutes.

Temps de parole: Votre présentation doit durer 35 minutes si vous êtes un Keynote, si vous présentez un Talk votre présentation doit durer 10 minutes suivies de 10 minutes de questions/réponses. Dans un souci d’équité entre tous les intervenants, veuillez vous assurer que la durée totale de votre présentation ne dépasse pas le temps alloué . Merci de disposer d’un minuteur près de vous (soit sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur par exemple).

Enregistrement de la conférence: Cette conférence sera enregistrée. Par conséquent, si vous ne souhaitez pas que votre présentation soit enregistrée, merci d’envoyer un email à AFEM-10@premc.org.

POUR LES POSTERS ANIMES

Envoi de la présentation enregistrée: Merci de suivre le tutoriel ci-après afin de voir comment enregistrer votre présentation puis de nous l’envoyer avant le 9 Novembre. Un autre tutoriel est disponible pour expliquer comment nous transférer votre présentation vidéo. Une fois celle-ci enregistrée, merci de nous l’envoyer par email à AFEM-10@premc.org.

Envoyez-nous également votre poster ainsi que son aperçu : Merci de suivre ces modèles (poster et aperçu)  pour savoir comment faire l’aperçu de votre poster ainsi que votre poster et nous les envoyer avant le 9 novembre par email à AFEM-10@premc.org. Pour éviter tout problème technique, nous vous prions de nous envoyer une version PDF dont la taille ne doit pas excéder 25 MB. Des instructions plus détaillées par rapport au contenu du poster peuvent être trouvés plus bas dans la section “POUR LES POSTERS”.

Temps de présentation: Votre présentation doit durer 3 minutes. Dans un souci d’équité entre tous les intervenants, veuillez noter que toutes les présentations enregistrées dépassant cette limite devront être coupées.

Tenue : Eviter les vêtements à rayures ou à carreaux qui peuvent créer un effet moiré.

Etre à l’heure: Merci de vous connecter 15 minutes avant votre présentation dans votre salle pour s’assurer que votre connexion fonctionne, ainsi que votre ordinateur.

Enregistrement de la conférence: Cette conférence sera enregistrée. Par conséquent, si vous souhaitez que votre présentation ne soit pas enregistrée, merci d’envoyer un email à AFEM-10@premc.org.

POUR LES POSTERS

Envoyez-nous votre poster ainsi que l’aperçu de celui-ci : Merci de suivre ces modèles (poster et aperçu)  pour savoir comment faire l’aperçu de votre poster ainsi que votre poster et nous les envoyer avant le 9 novembre par email à AFEM-10@premc.org. Pour éviter tout problème technique, nous vous prions de nous envoyer une version PDF dont la taille ne doit pas excéder 25 MB.

Merci de respecter le gabarit et d’organiser votre poster de façon claire et ordonnée. Votre poster doit être conçu de manière à ce qu’il puisse être lu rapidement, veuillez éviter les grands blocs de textes et les longues phrases.

Merci d’indiquer les noms des auteurs ainsi que votre adresse mail pour que les personnes intéressées par votre travail puissent vous contacter pour plus d’information.

Merci de ne pas utiliser d’abréviations ou d’acronymes sans les spécifier. Veuillez éviter les images floues. Ainsi, attention à ce que tous vos graphiques soient dans une haute résolution et visible. De plus, le contraste entre la couleur du texte et le fond du poster doit être suffisamment important.

Merci de ne pas utiliser de caractères spécifiques («, Ö, Ø, ñ, ε, ®, ý, }, {, etc.) pour nommer votre fichier ainsi qu’un mot de passe.

Tous les posters virtuels seront téléchargés avant la conférence et mis à la disposition des participants dans l’espace poster. Les participants pourront consulter tous les posters virtuels, qui seront regroupés par session.