GUIDE POUR LES PARTICIPANTS
Les informations suivantes sont fournies pour aider les orateurs dans la préparation de leur présentation ainsi que tous les participants afin d’assurer une conférence virtuelle fluide sur le plan technique.
A la fin de chaque session, des salles de l’espace de réseautage seront dédiées à chaque orateur afin de prolonger la discussion et l’échange autour des présentations de la session en quesion. Nous encourageons l’audience à rejoindre les orateurs dans leurs salles afin de maintenir un maximum d’interactions au sein de la communauté en cette période si particulière.
Une fois inscrit à cette conférence, vous pourrez accéder à l’application de réseautage. Il suffit de cliquer sur ce lien pour y accéder, aucune installation n’est nécessaire. Via cette application, vous aurez la possibilité d’accéder à la liste des participants, de consulter le programme ainsi que de créer votre propre version personnalisée de ce dernier en sélectionnant les sessions qui vous intéressent.
POUR L’ENSEMBLE DES PARTICIPANTS
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Utilisation de ZOOM: Veuillez noter que le logiciel ZOOM sera utilisé pendant cette réunion. Nous avons réalisé un tutoriel qui explique comment utiliser ZOOM. Si vous n’êtes pas familier avec ce logiciel, nous vous recommandons fortement de faire un test avant la conférence. Notre équipe est disponible dès maintenant pour vous aider et programmer un test avec vous dans les conditions réelles. Pour cela, il vous suffit d’envoyer un mail à climat-impacts-2020@premc.org
Poser une question: Veuillez noter que tous les participants sont automatiquement mis en sourdine lorsqu’ils se joignent à la réunion. Pour poser une question pendant la session des questions-réponses, il vous suffit de lever la main dans ZOOM (cliquer ici pour savoir comment faire) puis d’attendre que le modérateur vous demande d’activer votre micro afin que vous puissiez poser votre question. Si vous rencontrez des problèmes techniques, veuillez utiliser la messagerie instantanée (bouton “converser”) pour que l’équipe technique puisse vous aider.
Configuration de vos appareils: Nous vous recommandons, en tant qu’orateur, de garder le chargeur de votre ordinateur portable branché ainsi que vous procurer des écouteurs avec un microphone. Cela est également recommandé quand vous souhaitez poser une question ou dans les salles de réseautage pour s’assurer que l’audience vous entend de façon claire.
Paramétrer votre caméra: Le meilleur angle de capture de votre visage se situe à la hauteur des yeux ou un peu plus haut. Si nécessaire, ajoutez quelques livres sous votre ordinateur pour atteindre la hauteur appropriée. Vous devez vous approcher de la caméra, mais pas trop près. La caméra doit cadrer votre visage, votre cou et vos épaules. Vous devez également vous placer au centre du cadre.
Prendre en compte l’éclairage: L’idéal est d’éclairer votre visage et d’assombrir l’espace derrière vous: la source de lumière doit être située en face de vous. La lumière naturelle est fortement conseillée.
Soigner votre arrière-plan: Merci de soigner votre arrière-plan si vous êtes chez vous ou de minimiser au mieux les distractions possibles pour votre audience. Vous pouvez également utiliser un arrière-plan virtuel aux couleurs de la conférence que vous pouvez télécharger ici. Un tutoriel est disponible pour savoir comment changer son arrière-plan virtuel.
Se nommer: Merci d’inscrire votre prénom et votre nom en tant que nom d’utilisateur sur ZOOM. Un tutoriel expliquant comment se renommer est disponible.
Choisir un endroit calme: Assurez-vous que vous êtes dans un environnement calme : vérifiez l’acoustique de la salle où vous vous trouvez et assurez-vous qu’il n’y ait pas de bruit de fond, de chiens aboyants, etc.
Eviter les diversions: Merci d’éviter tout objet distrayant autour de vous avec lequel vous pourriez être tenté de jouer ou de toucher pendant que vous parlez au public comme des clés par exemple.
Tester votre débit internet: Si vous partagez votre connexion internet avec d’autres personnes, merci de leur demander si elles peuvent limiter leur consommation de données durant la durée de votre discours. De plus, assurez-vous que le public ne regarde pas une image floue ou pixélisée.
POUR LES PRESENTATIONS EN DIRECT (ORAL)
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Test: Nous ferons une séance test avec vous avant la conférence afin d’effectuer des vérifications de base (son, vidéo et diapositives). Il est fortement recommandé d’utiliser le même ordinateur et de se trouver dans le même endroit pendant le test et pendant votre présentation en direct le jour de la conférence. Veuillez noter que vous devriez avoir reçu un courriel vous invitant à programmer un rendez-vous pour un test à votre convenance, mais vous pouvez également réserver votre créneau ici. La session test durera environ 10 minutes.
Etre à l’heure: Merci de vous connecter 15 minutes avant votre présentation dans votre salle pour s’assurer que votre connexion fonctionne, ainsi que votre ordinateur.
Temps de parole: Votre présentation orale doit durer 12 minutes, ensuite 3 minutes seront consacrées à une première partie de questions-réponses. L’intervenant invité aura 25 minutes de présentation orale suivie de 5 minutes de première partie de questions-réponses. Dans un souci d’équité, veuillez vous assurer que la durée totale de votre présentation ne dépasse pas le temps alloué. Merci de disposer d’un minuteur près de vous (soit sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur par exemple).
Prolonger la session questions/réponses: à la fin de votre session, une salle de l’espace de réseautage vous sera dédiée afin de continuer l’échange avec vos collègues, votre présence dans la salle en question serait hautement appréciée afin de maintenir l’interaction au sein de la communauté.
Enregistrement de la conférence: Cette conférence sera enregistrée. Par conséquent, si vous souhaitez que votre présentation ne soit pas enregistrée, merci d’envoyer un email à climat-impacts-2020@premc.org.
POUR LES PRESENTATIONS ENREGISTREES (POSTER)
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Envoi de la présentation enregistrée: Merci de suivre le tutoriel ci-après afin de voir comment enregistrer votre présentation puis de nous l’envoyer avant le 17 Novembre. Un autre tutoriel est disponible pour expliquer comment nous transférer votre présentation vidéo. Une fois celle-ci enregistrée, merci de nous l’envoyer par email à climat-impacts-2020@premc.org.
Temps de présentation: Votre présentation doit durer 4 minutes et se limiter à 4 slides. Dans un souci d’équité, veuillez noter que toutes les présentations enregistrées dépassant cette limite seront coupées.
Etre à l’heure: Merci de vous connecter 15 minutes avant votre présentation dans votre salle pour s’assurer que votre connexion fonctionne, ainsi que votre ordinateur.
Enregistrement de la conférence: Cette conférence sera enregistrée. Par conséquent, si vous souhaitez que votre présentation ne soit pas enregistrée, merci d’envoyer un email à climat-impacts-2020@premc.org.