Pourquoi confier l’organisation de sa conférence à un organisateur professionnel de conférence (PCO) ?
Nous allons vous parler aujourd’hui de l’un des défis auxquels nous avons fait face lors de notre fondation en 2015. Dès le début, nous nous sommes spécialisés dans l’organisation de conférences scientifiques, un domaine assez fermé où il y a très peu de place pour les PCO. En effet, les scientifiques ont tendance à vouloir organiser eux-mêmes leurs événements, par praticité mais également par envie. Néanmoins, nous avons très vite réalisé que cette tâche les épuisait, leur prenait tout leur temps et altérait la qualité du contenu de la conférence. C’est à ce moment-là que nous avons compris que nous avions une véritable valeur ajoutée à apporter aux événements scientifiques mais qu’il fallait faire preuve de grande pédagogie pour créer une place pour nos services.
Nous allons dans cet article vous présenter 4 exemples d’améliorations concrètes que peuvent apporter un PCO à l’organisation d’un événement scientifique.

1. Une véritable expertise

Après plus de 160 conférences organisées, le moins que l’on puisse dire c’est que nous sommes rodés. Nous avons acquis, à force de travail, une véritable expertise que nous mettons à votre disposition pour :

• Vous conseiller concernant la structure du programme

• Vous fournir les outils nécessaires à la réalisation de votre projet

• Faire une analyse budgétaire fiable de votre projet dès le début

• Mobiliser nos fournisseurs que nous avons sélectionnés avec soin pour le meilleur rapport qualité/prix

• Gérer les moments critiques de la conférence, comme le rush du premier jour par exemple

De plus, nous avons mis en place des méthodes adaptées à notre domaine d’activité et des processus automatisés qui nous permettent de faire la différence en alliant efficacité et excellence pour votre conférence.

2. Optimisation des coûts

Souvent, les organisateurs hésitent à faire appel à un PCO pour des raisons de coût, on se dit que l’on va économiser la marge que celui-ci se fait sur l’organisation de l’événement. Il s’agit là d’une idée reçue car dans la plupart des cas, l’événement organisé sans PCO est plus coûteux pour les raisons suivantes :

• Un PCO connaît bien les tarifs du marché car il les pratique régulièrement et cela lui permet de négocier au mieux pour votre budget.

• Un PCO gère un nombre important d’événements par an, cela lui permet de négocier des tarifs avantageux grâce à la quantité générée

• Un PCO construit des collaborations à long terme avec les fournisseurs et cela permet de négocier des remises de l’ordre de 20%

Ainsi, avec ces économies nous essayons de faire en sorte que le coût de la prestation PremC devienne neutre pour vous, nous aimons dire que c’est à nous de créer notre rémunération.

3. Une qualité optimale pour votre événement

Notre objectif est de prendre en charge l’ensemble des tâches techniques, administratives, financières relatives à l’organisation votre événement. Ainsi, en délégant la partie technique de la conférence et toutes ses tâches qui sont chronophages, vous pourrez vous concentrer uniquement sur le contenu de votre événement. Résultat, vous allez avoir plus de temps à consacrer pour ce qui compte vraiment et donc optimiser la qualité du programme de votre conférence.

4. La touche PremC : l’innovation

La cerise sur le gâteau chez PremC ? L’innovation. Nous essayons d’aller toujours plus loin, de chercher les meilleurs outils pour obtenir l’effet “Whaou” des participants et des organisateurs. Comme tout le monde, nous aimons les surprises, mais surtout, nous aimons surprendre. Cette touche d’innovation est difficile à obtenir lorsque l’on se lance dans l’organisation d’un événement seul, puisque l’on manque de connaissances, mais surtout de temps.