Guide pour les participants
Les informations suivantes sont fournies pour aider les orateurs dans la préparation de leur présentation ainsi que tous les participants afin d’assurer une conférence virtuelle fluide sur le plan technique.
POUR L’ENSEMBLE DES PARTICIPANTS
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Utilisation de ZOOM: Veuillez noter que le logiciel ZOOM sera utilisé pendant cette réunion. Nous avons réalisé un tutoriel qui explique comment utiliser ZOOM. Si vous n’êtes pas familier avec ce logiciel, nous vous recommandons fortement de faire un test avant la conférence. Notre équipe est disponible dès maintenant pour vous aider et programmer un test avec vous dans les conditions réelles. Pour cela, il vous suffit d’envoyer un mail à sb2021stetienne@premc.org
Se nommer: Merci d’inscrire votre prénom et votre nom en tant que nom d’utilisateur sur ZOOM. Un tutoriel expliquant comment se renommer est disponible.
Poser une question: Veuillez noter que tous les participants sont automatiquement mis en sourdine lorsqu’ils se joignent à la réunion. Pour poser une question pendant la session des questions-réponses, il vous suffit de lever la main dans ZOOM (cliquer ici pour savoir comment faire) puis d’attendre que le modérateur vous demande d’activer votre micro afin que vous puissiez poser votre question. Si vous rencontrez des problèmes techniques, veuillez utiliser la messagerie instantanée (bouton “converser”) pour que l’équipe technique puisse vous aider.
Configuration de vos appareils: Nous vous recommandons, en tant qu’orateur, de garder le chargeur de votre ordinateur portable branché ainsi que vous procurer des écouteurs avec un microphone. Cela est également recommandé quand vous souhaitez poser une question ou dans les salles de réseautage pour s’assurer que l’audience vous entend de façon claire.
Paramétrer votre caméra: Le meilleur angle de capture de votre visage se situe à la hauteur des yeux ou un peu plus haut. Si nécessaire, ajoutez quelques livres sous votre ordinateur pour atteindre la hauteur appropriée. Vous devez vous approcher de la caméra, mais pas trop près. La caméra doit cadrer votre visage, votre cou et vos épaules. Vous devez également vous placer au centre du cadre.
Tester votre débit internet: Si vous partagez votre connexion internet avec d’autres personnes chez vous, merci de leur demander si elles peuvent limiter leur consommation de données durant la durée de votre discours. De plus, assurez-vous que le public ne regarde pas une image floue ou pixélisée.
Choisir un endroit calme: Assurez-vous que vous êtes dans un environnement calme : fermez les fenêtres , vérifiez l’acoustique de la salle où vous vous trouvez et assurez-vous qu’il n’y ait pas de bruit de fond, de chiens aboyants, etc.
Eviter les diversions: Merci d’éviter tout objet distrayant autour de vous avec lequel vous pourriez être tenté de jouer ou de toucher pendant que vous parlez au public, comme des clés par exemple.
Prendre en compte l’éclairage: L’idéal est d’éclairer votre visage et d’assombrir l’espace derrière vous: la source de lumière doit être située en face de vous. La lumière naturelle est fortement conseillée.
Soigner votre arrière-plan: Merci de soigner votre arrière-plan si vous êtes chez vous et de veiller à minimiser les sources de distractions pour votre audience. Vous pouvez également utiliser un arrière-plan virtuel aux couleurs de la conférence que vous pouvez télécharger ici. Un tutoriel est disponible pour savoir comment changer son arrière-plan virtuel.
POUR LES KEYNOTES (présentations en direct)
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Test: Nous ferons une séance test avec vous avant la conférence afin d’effectuer des vérifications de base (son, vidéo et diapositives). Il est fortement recommandé d’utiliser le même ordinateur et de se trouver dans le même endroit pendant le test et pendant votre présentation en direct le jour de la conférence. Veuillez noter que vous devriez avoir reçu un courriel vous invitant à programmer un rendez-vous pour un test à votre convenance, mais vous pouvez également réserver votre créneau ici. La session test durera environ 10 minutes.
Etre à l’heure: Merci de vous connecter 15 minutes avant votre présentation dans votre salle pour s’assurer que votre connexion fonctionne, ainsi que votre ordinateur.
Temps de parole: Une intervention orale doit durer 45 minutes (voir le programme). 30 minutes seront dédiées a la présentation suivie de 15 minutes de questions-réponses. Toutes les présentations orales seront enregistrées à l’exception des keynotes. Dans un souci d’équité, veuillez vous assurer que la durée totale de votre présentation ne dépasse pas le temps alloué. Merci de disposer d’un minuteur près de vous (soit sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur par exemple).
Enregistrement de la conférence: Cette conférence sera enregistrée. Par conséquent, si vous souhaitez que votre présentation ne soit pas enregistrée, merci d’envoyer un email à sb2021stetienne@premc.org.
POUR LES COMMUNICATIONS ORALES
(présentations enregistrées)
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Envoi de la présentation enregistrée: Merci de suivre le tutoriel ci-après afin de voir comment enregistrer votre présentation puis de nous l’envoyer. Un autre tutoriel est disponible pour expliquer comment nous transférer votre présentation vidéo. Une fois celle-ci enregistrée, merci de nous l’envoyer par email à sb2021stetienne@premc.org avant le 18 octobre.
Temps de présentation: Une intervention orale doit durer 15 minutes (voir le programme). 10 minutes seront dédiées a la présentation suivie de 5 minutes de questions-réponses. Toutes les présentations orales seront enregistrées à l’exception des keynotes. Dans un souci d’équité, veuillez vous assurer que la durée totale de votre présentation ne dépasse pas le temps alloué. Merci de disposer d’un minuteur près de vous (soit sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur par exemple).
Etre à l’heure: Merci de vous connecter 15 minutes avant votre présentation dans votre salle pour s’assurer que votre connexion fonctionne, ainsi que votre ordinateur.
Enregistrement de la conférence: Cette conférence sera enregistrée. Par conséquent, si vous souhaitez que votre présentation ne soit pas enregistrée, merci d’envoyer un email à sb2021stetienne@premc.org
POUR LES POSTERS (présentations enregistrées + PDF)
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Envoi de la présentation enregistrée: Merci de suivre le tutoriel ci-après afin de voir comment enregistrer votre présentation puis de nous l’envoyer. Un autre tutoriel est disponible pour expliquer comment nous transférer votre présentation vidéo. Une fois celle-ci enregistrée, merci de nous l’envoyer par email à sb2021stetienne@premc.org avant le 18 octobre.
Temps de présentation: Votre présentation doit durer 3 minutes et suivre ce modèle. Dans un souci d’équité, veuillez noter que toutes les présentations enregistrées dépassant cette limite seront coupées. Une période d’échange avec l’audience est prévue le mercredi 27 octobre via la salle de discussion.
Envoi de votre poster: Pour faciliter les discussions lors de la période d’échange, nous vous demandons d’également nous envoyer votre poster au format A0 par email à sb2021stetienne@premc.org avant le 18 octobre. Afin que les personnes intéressés par votre travail puissent vous contacter, il est recommandé d’indiquer votre adresse mail sur votre poster. Pour éviter tout problème technique, nous vous prions de nous envoyer une version PDF dont la taille ne doit pas excéder 25 MB.
Enregistrement de la conférence: Cette conférence sera enregistrée. Par conséquent, si vous souhaitez que votre présentation ne soit pas enregistrée, merci d’envoyer un email à sb2021stetienne@premc.org.
Merci de respecter le gabarit et d’organiser votre poster de façon claire et ordonnée. Votre poster doit être conçu de manière à ce qu’il puisse être lu rapidement, veuillez éviter les grands blocs de textes et les longues phrases.
Merci de ne pas utiliser d’abréviations ou d’acronymes sans les spécifier. Veuillez éviter les images floues. Ainsi, attention à ce que tous vos graphiques soient dans une haute résolution et visible. De plus, le contraste entre la couleur du texte et le fond du poster doit être suffisamment important.
Merci de ne pas utiliser de caractères spécifiques («, Ö, Ø, ñ, ε, ®, ý, }, {, etc.) pour nommer votre fichier ainsi qu’un mot de passe.
Tous les posters virtuels seront téléchargés avant la conférence et mis à la disposition des participants dans l’espace poster. Les participants pourront consulter tous les posters virtuels, qui seront regroupés par session.