GUIDE POUR LES PARTICIPANTS
Les informations suivantes sont fournies pour aider les orateurs dans la préparation de leur présentation ainsi que tous les participants afin d’assurer un événement virtuel et présentiel fluide sur le plan technique.
POUR LES PARTICIPANTS EN VIRTUEL
Pour tous les participants en virtuel
Utilisation de ZOOM : Veuillez noter que le logiciel ZOOM sera utilisé pendant cet événement. Nous avons réalisé un tutoriel qui explique comment utiliser ZOOM. Si vous n’êtes pas familier avec ce logiciel, nous vous recommandons fortement de faire un test avant la conférence. Notre équipe est disponible dès maintenant pour vous aider et programmer un test avec vous dans les conditions réelles. Pour cela, il vous suffit d’envoyer un mail à climat-impacts-2024@premc.org
Idenfitication : Merci d’inscrire votre prénom et votre nom en tant que nom d’utilisateur sur ZOOM. Si vous représentez un pays ou une institution, veuillez l’indiquer puis suivre avec votre nom. Un tutoriel expliquant comment se renommer est disponible.
Prise de parole : Veuillez noter que tous les participants sont automatiquement mis en sourdine lorsqu’ils rejoignent la réunion. Pour poser une question pendant l’heure des questions-réponses, il vous suffit de lever la main sur ZOOM (cliquez ici pour savoir comment) et d’attendre que le président de séance vous rétablisse le son. Si vous rencontrez un problème technique, utilisez le chat pour obtenir l’aide du responsable technique.
Paramétrer votre caméra : Le meilleur angle de capture de votre visage se situe à la hauteur des yeux ou un peu plus haut. Si nécessaire, ajoutez quelques livres sous votre ordinateur pour atteindre la hauteur appropriée. Vous devez vous approcher de la caméra, mais pas trop près. La caméra doit cadrer votre visage, votre cou et vos épaules. Vous devez également vous placer au centre du cadre.
Prendre en compte l’éclairage : L’idéal est d’éclairer votre visage et d’assombrir l’espace derrière vous : la source de lumière doit être située en face de vous. La lumière naturelle est fortement conseillée.
Soigner votre arrière-plan : Merci de soigner votre arrière-plan si vous êtes chez vous et de veiller à minimiser les sources de distractions pour votre audience. Vous pouvez également utiliser un arrière-plan virtuel aux couleurs de la conférence que vous pouvez télécharger (ici). Un tutoriel est disponible pour savoir comment changer son arrière-plan virtuel.
Pour les présentations enregistrées (posters)
Envoi de la présentation enregistrée: Merci de suivre le tutoriel ci-après afin de voir comment enregistrer votre présentation puis de nous l’envoyer avant le 25 Octobre. Un autre tutoriel est disponible pour expliquer comment nous transférer votre présentation vidéo. Une fois celle-ci enregistrée, merci de nous l’envoyer par email à climat-impacts-2024@premc.org.
Temps de présentation: Votre présentation doit durer 4 minutes et se limiter à 4 slides. Dans un souci d’équité, veuillez noter que toutes les présentations enregistrées dépassant cette limite seront coupées.
Pour les présentations en direct (oraux)
Test: Nous organiserons une séance test avec vous avant la conférence afin d’effectuer des vérifications de base (son, vidéo et diapositives). Il est fortement recommandé d’utiliser le même ordinateur et de se trouver dans le même endroit pendant le test et pendant votre présentation en direct le jour de la conférence. Vous recevrez prochainement un courriel vous invitant à programmer un rendez-vous pour un test à votre convenance, sinon vous pouvez cliquer sur ce lien (https://climat-impacts-2024.youcanbook.me/) pour réserver votre créneau. La session test durera environ 10 minutes.
Être à l’heure: Merci de vous connecter 15 minutes avant votre présentation dans votre salle pour s’assurer que votre connexion fonctionne, ainsi que votre ordinateur.
Temps de parole: Votre présentation orale doit durer 12 minutes, ensuite 3 minutes seront consacrées à une première partie de questions-réponses. Dans un souci d’équité, veuillez vous assurer que la durée totale de votre présentation ne dépasse pas le temps alloué. Merci de disposer d’un minuteur près de vous (soit sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur par exemple).
POUR LES PARTICIPANTS EN PRESENTIEL
Pour tous les participants en présentiel
Salle de l’événement : L’adresse du lieu de l’événement se trouve ici.
Sécurité : Merci de bien imprimer le mail de confirmation de votre inscription, afin de passer le contrôle de sécurité et de pouvoir accéder aux salles.
Certificat de présentation : Si vous le souhaitez en format papier, merci de l’indiquer au préalable pour pouvoir le retirer au bureau d’accueil.
Connexion internet : Veuillez précharger sur votre ordinateur portable tous les documents nécessaires en cas de problème de WIFI.
Programme : Le programme détaillé des présentations sera bientôt publié ici.
Pour les posters
Format : Votre affiche doit avoir une orientation verticale ou “portrait” et être au format A0 : 841 x 1189 mm.
Visibilité : L’affiche doit être lisible à une distance de 2 à 3 mètres. Cela signifie que toutes les lettres doivent avoir une hauteur minimale de 8 mm et que les graphiques et diagrammes doivent être dessinés avec une largeur de trait minimale de 1 mm. N’utilisez pas une police de caractères claire.
Contenu : Vous devez organiser et aligner votre contenu avec des colonnes, des sections, des titres et des blocs de texte. Incluez le titre, les collaborateurs, le résumé, le contexte/la revue de la littérature, les questions de recherche, les matériaux, l’approche, le processus ou les méthodes, les résultats/conclusion, les orientations futures, les remerciements et les informations de contact.
Conseils d’écriture : Vous devez éviter les abréviations, les acronymes et le jargon. Évitez les images floues ; assurez vous que tous les graphiques sont en haute résolution et facilement visibles.
Pour les présentations orales
Temps de parole : Votre présentation doit durer 12 minutes. Les sessions de questions et réponses ne doivent pas dépasser 3 minutes. Dans un souci d’équité, veillez à ce que l’ensemble de votre session ne dépasse pas 15 minutes. Le président chronométrera votre présentation et vous donnera un avertissement de 2 minutes. Veuillez surveiller strictement le temps pendant votre présentation.
Échanges : Vous devez rester pendant toute la session – pour votre présentation et celles des autres orateurs de cette session – afin de permettre aux participants qui souhaitent s’entretenir avec vous à la fin de la session de vous trouver facilement.
Conseils oratoires : Parlez fort et clairement afin d’être entendu par l’auditoire. Faites tout votre possible pour retenir votre auditoire en maintenant un contact visuel, en modulant votre voix et en adoptant une présentation dynamique. Attention, l’humour est toujours apprécié pour maintenir l’intérêt du public, mais veuillez éviter les blagues qui pourraient être offensantes pour le public.
Powerpoint : Vous devez envoyer votre présentation à cette adresse mail : climat-impacts-2024@premc.org, au maximum 48h avant la conférence. Vous devez également apporter une copie de votre présentation à la conférence sur une clé USB comme sauvegarde.