GUIDE POUR LES PARTICIPANTS
Les informations suivantes sont fournies pour aider les orateurs dans la préparation de leur présentation ainsi que tous les participants afin d’assurer une conférence virtuelle et présentielle fluide sur le plan technique.
POUR LES PARTICIPANTS EN VIRTUEL
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Utilisation de ZOOM : Veuillez noter que le logiciel ZOOM sera utilisé pendant cette réunion. Nous avons réalisé un tutoriel qui explique comment utiliser ZOOM. Si vous n’êtes pas familier à ce logiciel, nous vous recommandons fortement de faire un test avant la conférence. Notre équipe est disponible dès maintenant pour vous aider et programmer un test avec vous dans les conditions réelles. Pour cela, il vous suffit d’envoyer un mail à effet-pandemie-covid-19@premc.org
Se nommer : Merci d’inscrire votre prénom et votre nom en tant que nom d’utilisateur sur ZOOM. Un tutoriel expliquant comment se renommer est disponible.
Poser une question : Veuillez noter que tous les participants sont automatiquement mis en sourdine lorsqu’ils se joignent à la réunion. Pour poser une question pendant la session des questions-réponses, il vous suffit de lever la main dans ZOOM (cliquer ici pour savoir comment faire) puis d’attendre que le modérateur vous demande d’activer votre micro afin que vous puissiez poser votre question. Si vous rencontrez des problèmes techniques, veuillez utiliser la messagerie instantanée (bouton “converser”) pour que l’équipe technique puisse vous aider.
Choisir la langue parlée : Merci de choisir le canal audio correspondant à la langue de votre choix. Un bouton nommé “Traduction simultanée” sera disponible dans le menu se trouvant en bas de votre fenêtre ZOOM. Il suffit de cliquer dessus et de choisir la langue. Deux options sont disponibles : espagnol et français. Un tutoriel est disponible pour expliquer comment utiliser l’interprétation dans ZOOM. Le téléchargement de l’application ZOOM est requis afin d’avoir accès au service d’interprétation (non disponible depuis le navigateur). Merci de télécharger l’application avant la conférence et de vous assurer que vous avez la dernière mise à jour.
Configuration de vos appareils : Nous vous recommandons, en tant qu’orateur, de garder le chargeur de votre ordinateur portable branché ainsi que vous procurer des écouteurs avec un microphone. Cela est également recommandé quand vous souhaitez poser une question pour s’assurer que l’audience vous entend de façon claire.
Paramétrer votre caméra : Le meilleur angle de capture de votre visage se situe à la hauteur des yeux ou un peu plus haut. Si nécessaire, ajoutez quelques livres sous votre ordinateur pour atteindre la hauteur appropriée. Vous devez vous approcher de la caméra, mais pas trop près. La caméra doit cadrer votre visage, votre cou et vos épaules. Vous devez également vous placer au centre du cadre.
Tester votre débit internet : Si vous partagez votre connexion internet avec d’autres personnes chez vous, merci de leur demander si elles peuvent limiter leur consommation de données durant la durée de votre discours. De plus, assurez-vous que le public ne regarde pas une image floue ou pixelisée.
Choisir un endroit calme : Assurez-vous que vous êtes dans un environnement calme : fermez les fenêtres, vérifiez l’acoustique de la salle où vous vous trouvez et assurez-vous qu’il n’y ait pas de bruit de fond, de chiens aboyants, etc.
Éviter les diversions : Merci d’éviter tout objet distrayant autour de vous avec lequel vous pourriez être tenté de jouer ou de toucher pendant que vous parlez au public, comme des clés par exemple.
Prendre en compte l’éclairage : L’idéal est d’éclairer votre visage et d’assombrir l’espace derrière vous : la source de lumière doit être située en face de vous. La lumière naturelle est fortement conseillée.
Soigner votre arrière-plan : Merci de soigner votre arrière-plan si vous êtes chez vous et de veiller à minimiser les sources de distractions pour votre audience. Vous pouvez également utiliser un arrière-plan virtuel aux couleurs de la conférence que vous pouvez télécharger ici. Un tutoriel est disponible pour savoir comment changer son arrière-plan virtuel.
POUR LES PARTICIPANTS EN PRÉSENTIEL
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Vérifier la salle de conférence : Nous vous recommandons de vérifier le lieu de la conférence sur la page programme, pour être sûr de vous rendre au bon endroit. L’adresse des lieux se trouve ici.
Interprétariat : Merci de noter que l’interprétation sera disponible uniquement pour les participants à la conférence en virtuel (pas de casque disponible à l’intérieur de la salle de conférence).
Sécurité : Merci de bien imprimer le mail de confirmation de votre inscription, afin de passer le contrôle de sécurité et de pouvoir accéder aux salles de conférences.
Protocole sanitaire : Veuillez noter que le port du masque grand public de filtration supérieure à 90 % (correspondant au masque dit de catégorie 1) ou de type chirurgical est obligatoire. Les gestes barrières doivent être respectés afin de limiter la propagation du virus. Nous vous prions également de limiter l’affluence, les croisements et la concentration de personnes dans un même endroit.