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GUIDE POUR LES PARTICIPANTS
Les informations suivantes sont fournies pour aider les orateurs dans la préparation de leur présentation ainsi que tous les participants afin d’assurer une conférence virtuelle fluide sur le plan technique.
Une interprétation simultanée en anglais et en français sera disponible. Le téléchargement de l’application ZOOM est requis afin d’avoir accès au service d’interprétation (non disponible depuis le navigateur). Merci de télécharger l’application avant la conférence et de vous assurer que vous avez la dernière mise à jour.
Une fois connecté, merci d’indiquer votre prénom et nom comme identifiant ZOOM. Si vous représentez un pays ou une institution, merci mentionner le nom du pays ou l’institution en question avant votre nom. Un tutoriel est disponible ci-dessous afin de vous indiquer la méthode à suivre pour vous renommer sur ZOOM.
POUR L’ENSEMBLE DES PARTICIPANTS
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Utilisation de ZOOM : Veuillez noter que le logiciel ZOOM sera utilisé pendant cette réunion. Nous avons réalisé un tutoriel qui explique comment utiliser ZOOM. Si vous n’êtes pas familier avec ce logiciel, nous vous recommandons fortement de faire un test avant la conférence. Notre équipe est disponible dès maintenant pour vous aider et programmer un test avec vous dans les conditions réelles. Pour cela, il vous suffit d’envoyer un mail à menelas@premc.org
Se nommer : Merci d’inscrire votre prénom et votre nom en tant que nom d’utilisateur sur ZOOM. Si vous représentez un pays ou une institution, merci mentionner le nom du pays ou l’institution en question avant votre nom. Un tutoriel expliquant comment se renommer est disponible.
Poser une question : Veuillez noter que tous les participants sont automatiquement mis en sourdine lorsqu’ils se joignent à la réunion. Pour poser une question pendant la session des questions-réponses, il vous suffit de lever la main dans ZOOM (cliquer ici pour savoir comment faire) puis d’attendre que le modérateur vous demande d’activer votre micro afin que vous puissiez poser votre question. Si vous rencontrez des problèmes techniques, veuillez utiliser la messagerie instantanée (bouton “converser”) pour que l’équipe technique puisse vous aider.
Sélection de votre langue préférée : vous devez sélectionner un canal audio pour entendre votre langue de choix. Un bouton nommé « Traduction simultanée » sera disponible dans le menu du bas de votre fenêtre ZOOM, cliquez dessus et sélectionnez votre langue. Deux options seront disponibles : l’anglais et le français. Un tutoriel est disponible pour expliquer comment utiliser l’interprétation dans ZOOM.
Configuration de vos appareils : Nous vous recommandons, en tant qu’orateur, de garder le chargeur de votre ordinateur portable branché ainsi que vous procurer des écouteurs avec un microphone. Cela est également recommandé quand vous souhaitez poser une question ou dans les salles de réseautage pour s’assurer que l’audience vous entend de façon claire.
Paramétrer votre caméra : Le meilleur angle de capture de votre visage se situe à la hauteur des yeux ou un peu plus haut. Si nécessaire, ajoutez quelques livres sous votre ordinateur pour atteindre la hauteur appropriée. Vous devez vous approcher de la caméra, mais pas trop près. La caméra doit cadrer votre visage, votre cou et vos épaules. Vous devez également vous placer au centre du cadre.
Prendre en compte l’éclairage : L’idéal est d’éclairer votre visage et d’assombrir l’espace derrière vous : la source de lumière doit être située en face de vous. La lumière naturelle est fortement conseillée.
Soigner votre arrière-plan : Merci de soigner votre arrière-plan si vous êtes chez vous ou de minimiser au mieux les distractions possibles pour votre audience. Vous pouvez également utiliser un arrière-plan virtuel aux couleurs de la conférence que vous pouvez télécharger ici. Un tutoriel est disponible pour savoir comment changer son arrière-plan virtuel.
Choisir un endroit calme : Assurez-vous que vous êtes dans un environnement calme : fermez les fenêtres, vérifiez l’acoustique de la salle où vous vous trouvez et assurez-vous qu’il n’y ait pas de bruit de fond, de chiens aboyants, etc.
Eviter les diversions : Merci d’éviter tout objet distrayant autour de vous avec lequel vous pourriez être tenté de jouer ou de toucher pendant que vous parlez au public comme des clés par exemple.
Tester votre débit internet : Si vous partagez votre connexion internet avec d’autres personnes, merci de leur demander si elles peuvent limiter leur consommation de données durant la durée de votre discours. De plus, assurez-vous que le public ne regarde pas une image floue ou pixélisée.
Utilisation d’un casque : Pour les orateurs, veuillez utiliser un casque pour réduire le bruit de fond afin d’améliorer considérablement l’audibilité, y compris à des fins d’interprétation.